Molte persone si pongono la seguente domanda: è conveniente designare un
coordinatore per il trasloco dellufficio
per rendere più efficienti i processi e i tempi? Tutto dipende dalle tue esigenze e dalle operazioni necessarie per spostare la tua base operativa. Lufficio è come una seconda casa, desideri che ogni dettaglio sia sempre organizzato, specialmente in una circostanza così delicata. Probabilmente è per questo che hai pensato ad un ruolo chiave.
Desideri un individuo in grado di prendere in mano le redini in ogni fase. Concentrato sempre sui tempi del trasloco dell’ufficio, che possa gestire la pianificazione, i requisiti necessari per minimizzare lo stress di personale e clienti. Inoltre, deve garantire il trasporto dei
pacchi integri
nella nuova struttura. Cè davvero bisogno di un coordinatore? La risposta non è così immediata.
In questo modo puoi evitare ciò che non riesci a controllare. Se stai affrontando un trasloco impegnativo, potrebbe essere impossibile gestire tutto: il
dirigente aziendale
è già impegnato, e lo stesso vale per il resto del personale. Non puoi permettere che il trasloco avvenga senza un riferimento, ma non hai nemmeno la possibilità di delegare chi dovrà effettuare il trasloco.
Il personale delle aziende esperte sa come agire, dispongono di risorse e know-how per impacchettare e smontare mobili che devono essere trasportati. Tuttavia, potrebbero sorgere problemi con attrezzature specifiche,
strumenti professionali
, computer e altri dispositivi utilizzati quotidianamente. Il coordinatore può gestire queste situazioni valutando tempistiche e responsabilità.
Da leggere:
Per i lavori di trasloco in un ufficio, potresti pensare a qualcuno che ha acquisito le competenze necessarie per gestire questo incarico. Solitamente è un collaboratore con molta esperienza e/o che ricopre un ruolo in azienda compatibile con questo compito. Deve avere una
visione complessiva
del lavoro e deve essere consapevole delle possibili criticità legate al compito assegnato.
Quando decidi di nominare un coordinatore per il trasloco dellufficio, puoi aggiungere unulteriore opzione: dare il potere di dividere il lavoro in sottogruppi. In questo caso, il
punto di riferimento
dell’azienda può gestire il lavoro diviso per team, assegnando incarichi specifici per ogni area. Hai bisogno di un aiuto per questo compito? Potresti utilizzare uno strumento specifico per mappe mentali.
Per un ulteriore vantaggio strategico, potresti utilizzare uno strumento che molti professionisti del marketing conoscono:
l’analisi SWOT
. Questo tool ti permette di mettere in una matrice punti di forza, debolezze, opportunità e minacce. In questo modo, potrai capire come agire per eliminare ostacoli ed esaltare le virtù interne della tua società durante una fase di trasloco.
Ci sono molte attività da svolgere. È necessario nominare un responsabile per il trasloco dellufficio? Sicuramente, se
ci sono molti processi
da attivare questa è una decisione obbligata. Ma quali compiti assegnare a questa figura? Quali sono le funzioni di un coordinatore per il trasloco e delle possibili figure a cui è stato affidato un compito più specifico? Ecco alcuni punti che non possono essere trascurati.
Il coordinatore del trasloco deve valutare accuratamente i tempi di realizzazione. Non solo quelli necessari per il trasporto dei vari pacchi, ma deve considerare anche la fase di preparazione. Il
proprietario dell’impresa
non può esaminare ogni singolo passo e lista di controllo, quindi delega a terzi il lavoro da svolgere per essere sempre pronti al momento giusto.
Ci si è occupati di comunicare con i clienti? E con i fornitori? Le imprese sanno che gli uffici non saranno più al vecchio indirizzo? Questi dettagli richiedono un grande coinvolgimento e se non sei in grado di seguire ogni passaggio
hai bisogno di un coordinatore
. Ovvero, una persona in grado di avere sotto controllo la situazione. E la comunicazione istituzionale.
Chi ha la responsabilità di questo passaggio? È necessaria una maggiore attenzione per garantire che ogni elemento arrivi integro alla destinazione. E che il materiale non si danneggi durante il carico nel furgone. E successivamente, quando si procede al montaggio. Come essere sicuri che questo processo proceda senza intoppi? Devi
controllare limballaggio
.
Da leggere:
Per i grandi traslochi, questa figura è sicuramente importante. E potrebbe fare la differenza quando si tratta di gestire impegni considerevoli. Per i trasferimenti più piccoli, potrebbe essere un investimento superfluo, forse puoi far sì che un dipendente si prenda la responsabilità di
gestire i processi
con particolare cura. Successivamente, devi solo scegliere la giusta società per organizzare il tutto. Hai già deciso?